La gestión documental no consiste únicamente en guardar facturas. Una empresa genera contratos, libros contables, declaraciones fiscales, nóminas, justificantes bancarios y documentación de clientes y proveedores que puede ser requerida por Hacienda, la Seguridad Social, una inspección o un tribunal.
El principal problema es que no existe un único plazo de conservación. La normativa mercantil, tributaria, laboral y de protección de datos establece periodos diferentes. Por ello, eliminar un documento demasiado pronto puede dificultar una comprobación, la defensa ante una reclamación o la justificación de una operación.
Documentación contable y mercantil: seis años
El Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar durante seis años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con su actividad. El plazo comienza a contar desde el último asiento realizado en los libros contables.
Dentro de esta categoría se encuentran, entre otros documentos:
- Libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales.
- Balances, mayores y registros contables.
- Justificantes bancarios y comprobantes de cobros y pagos.
- Albaranes, pedidos y presupuestos aceptados.
- Contratos con clientes y proveedores.
- Correspondencia comercial relevante.
- Documentación que respalde los movimientos registrados en la contabilidad.
Aunque una empresa cese su actividad o se disuelva, la obligación de conservar esta documentación no desaparece automáticamente.
Facturas y documentación fiscal: cuatro años como regla general
La Ley General Tributaria establece un plazo general de prescripción de cuatro años para que la Administración pueda determinar una deuda tributaria, exigir su pago o revisar determinadas devoluciones. Normalmente, el cómputo comienza al día siguiente de finalizar el plazo reglamentario para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente.
Durante ese periodo deben conservarse las facturas recibidas, las copias de las facturas emitidas y los justificantes contables utilizados para deducir gastos o cuotas de IVA. La documentación puede mantenerse en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice su autenticidad, integridad, legibilidad y acceso sin demora por parte de la Administración tributaria.
También conviene conservar:
- Declaraciones y autoliquidaciones de impuestos.
- Modelos informativos.
- Justificantes de presentación y pago.
- Extractos bancarios.
- Documentación relacionada con deducciones, bonificaciones y gastos.
- Comunicaciones y notificaciones de la Agencia Tributaria.
No obstante, el plazo de cuatro años puede interrumpirse por una comprobación, inspección, recurso o actuación fehaciente del contribuyente. Cuando se produce una interrupción, el cómputo comienza de nuevo.
Además, la Administración dispone de un plazo de diez años para iniciar la comprobación de bases imponibles negativas, cuotas compensadas o deducciones pendientes de aplicación. Las empresas que tengan estos conceptos deben conservar durante más tiempo la documentación que acredite su origen y cuantía.
Por este motivo, aunque el plazo fiscal general sea de cuatro años, resulta recomendable conservar las facturas y justificantes durante al menos seis años, ajustándose así también a la obligación mercantil.
Documentación laboral y de Seguridad Social: cuatro años
Las empresas deben conservar durante un mínimo de cuatro años la documentación relativa a la inscripción empresarial, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de las personas trabajadoras.
Este plazo también se aplica a los documentos de cotización y a los justificantes del pago de salarios y prestaciones abonadas por delegación.
Entre la documentación laboral que debe archivarse se encuentran:
- Contratos de trabajo y prórrogas.
- Nóminas y justificantes de pago.
- Finiquitos.
- Registros de jornada.
- Documentos de cotización.
- Altas, bajas y modificaciones en la Seguridad Social.
- Comunicaciones con el Servicio Público de Empleo.
- Documentación sobre vacaciones, permisos y ausencias.
- Registros y documentación de prevención de riesgos laborales.
Algunas materias laborales, como la prevención de riesgos, la vigilancia de la salud o la exposición a determinados agentes, pueden estar sometidas a plazos especiales. Por ello, es necesario revisar la normativa aplicable a cada actividad.
Contratos con clientes y proveedores
Los contratos deben conservarse durante toda su vigencia y mientras puedan generar obligaciones, responsabilidades o reclamaciones. Al formar parte de la documentación del negocio, resulta prudente mantenerlos durante un mínimo de seis años desde que finalicen sus efectos o desde el último asiento contable relacionado con ellos.
Como referencia, las acciones personales que no tienen asignado un plazo especial prescriben, con carácter general, a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento de la obligación. Sin embargo, determinados contratos, garantías o responsabilidades pueden contar con plazos diferentes.
Nunca debería eliminarse un contrato si existe una deuda pendiente, un procedimiento judicial, una reclamación abierta o cualquier posibilidad razonable de conflicto.
¿Qué ocurre con los datos personales?
La obligación de conservar documentación debe compatibilizarse con la normativa de protección de datos. Una empresa no puede mantener indefinidamente información personal únicamente porque resulte cómodo hacerlo.
Cuando los datos ya no sean necesarios para la finalidad con la que fueron recogidos, deben suprimirse o bloquearse. El bloqueo impide su utilización ordinaria, aunque permite conservarlos durante los plazos en los que puedan derivarse responsabilidades legales. Una vez finalizados esos plazos, deberán destruirse.
Por tanto, la empresa debe establecer una política documental que diferencie entre documentos activos, documentos bloqueados por obligación legal y documentos que ya pueden eliminarse de forma segura.
Plazos especiales que pueden llegar a diez años
Determinadas actividades están sometidas a obligaciones adicionales. Por ejemplo, las empresas y profesionales considerados sujetos obligados por la normativa de prevención del blanqueo de capitales deben conservar durante diez años la documentación relacionada con la identificación de clientes, las operaciones y el cumplimiento de las medidas de diligencia debida.
También pueden existir plazos específicos en sectores como el sanitario, financiero, asegurador, inmobiliario o de prevención de riesgos laborales.
Cómo organizar correctamente la documentación
Una política eficaz puede partir de un plazo interno general de seis años, ampliándolo cuando exista una obligación especial. Los documentos deben clasificarse por ejercicio, tipo y fecha de eliminación prevista.
También es recomendable:
- Mantener copias de seguridad periódicas.
- Limitar el acceso a la documentación sensible.
- Garantizar la legibilidad de los archivos digitales.
- Registrar quién puede consultar o modificar cada documento.
- Suspender cualquier eliminación cuando exista una inspección o reclamación.
- Revisar anualmente qué archivos pueden destruirse legalmente.
Conservar la documentación durante el tiempo adecuado protege a la empresa frente a inspecciones, reclamaciones y posibles sanciones. Contar con procesos claros y herramientas de gestión facilita el trabajo diario de la asesoría y permite acceder rápidamente a cualquier justificante cuando sea necesario.
