La factura electrónica obligatoria en España ya tiene un calendario definido. Tras la aprobación de su desarrollo normativo, las empresas y los autónomos deberán adaptarse progresivamente a un nuevo sistema de facturación digital que cambiará la forma de emitir, recibir y gestionar las facturas en sus relaciones comerciales.
Los primeros plazos comenzarán en octubre de 2027 y se extenderán hasta 2029 para determinadas obligaciones de información. Pero ¿a quién afecta esta normativa?, ¿qué fechas debes tener en cuenta? y, sobre todo, ¿cómo puedes preparar tu negocio para cumplir con los nuevos requisitos?
En este artículo repasamos las principales novedades y los pasos que conviene seguir para afrontar esta transición.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica es un documento que recoge una operación comercial y que se emite, transmite y recibe en formato digital, cumpliendo unos requisitos técnicos y legales específicos.
Su implantación obligatoria forma parte de las medidas contempladas en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece, cuyo objetivo es impulsar la digitalización del tejido empresarial, mejorar la transparencia comercial y contribuir a reducir la morosidad.
Es importante destacar que la nueva obligación no consiste simplemente en enviar una factura en PDF por correo electrónico. Las facturas deberán ajustarse a los formatos y procedimientos establecidos por la normativa, de manera que puedan intercambiarse correctamente a través del sistema español de facturación electrónica.
Este cambio supondrá una transformación importante para muchos negocios que todavía utilizan procedimientos manuales o herramientas de facturación poco automatizadas.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica en España?
Una de las principales novedades de octubre de 2026 es la publicación de la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica y activa el calendario de implantación.
La normativa establece diferentes fechas en función del volumen de operaciones y del tipo de contribuyente.
6 de octubre de 2027: empresas con más de 8 millones de euros
La primera fase afectará a los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones a efectos del IVA haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior.
A partir del 6 de octubre de 2027, deberán emitir y recibir facturas electrónicas conforme al nuevo sistema, así como comunicar los estados de las facturas y de sus pagos.
Durante los primeros doce meses de aplicación, también deberán acompañar las facturas electrónicas emitidas de un documento PDF que garantice su legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas en su formato original.
6 de octubre de 2028: resto de autónomos y empresas
La segunda fase comenzará el 6 de octubre de 2028, fecha en la que la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas se extenderá al resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación.
En esta fecha, las personas jurídicas y entidades que no superen los 8 millones de euros también deberán cumplir las obligaciones de información sobre el estado de las facturas y los pagos.
6 de octubre de 2029: obligaciones adicionales para autónomos
A partir del 6 de octubre de 2029, los empresarios y profesionales que sean personas físicas, así como las entidades en régimen de atribución de rentas, deberán cumplir también las obligaciones de comunicación de los estados de las facturas y los pagos.
Esto significa que, aunque la emisión y recepción de facturas electrónicas será obligatoria para estos contribuyentes desde octubre de 2028, dispondrán de un plazo adicional para adaptarse a determinadas obligaciones de información.
¿A quién afecta la nueva normativa?
La factura electrónica obligatoria afectará, con carácter general, a las operaciones comerciales entre empresarios y profesionales establecidos en España, conocidas como operaciones B2B (business to business).
Por tanto, entre los sujetos afectados se encuentran:
- Autónomos que prestan servicios a otras empresas o profesionales.
- Pequeñas y medianas empresas.
- Grandes empresas.
- Profesionales independientes que facturan a otros negocios.
- Sociedades que realizan operaciones comerciales con otras empresas.
No obstante, existen determinadas excepciones, como algunas operaciones documentadas mediante facturas simplificadas.
Además, la obligación de facturación electrónica entre empresas no implica automáticamente que todas las facturas emitidas a consumidores particulares deban utilizar este mismo sistema.
Por ello, resulta fundamental analizar las características de cada actividad y las operaciones que realiza habitualmente el negocio.
¿Qué cambios deberán realizar las empresas?
La implantación de la factura electrónica obligatoria no se limita a sustituir el papel por documentos digitales. También afecta a los procesos administrativos, contables y de seguimiento de los cobros.
Entre los principales cambios destacan los siguientes:
1. Adaptar los sistemas de facturación
Las empresas deberán disponer de un sistema que permita emitir y recibir facturas electrónicas en los formatos admitidos por la normativa.
Para ello, podrán utilizar soluciones privadas de facturación o la solución pública desarrollada por la Agencia Tributaria, conforme a las condiciones establecidas para cada alternativa.
2. Garantizar el intercambio de facturas
Los sistemas utilizados deberán permitir el intercambio de facturas electrónicas conforme a los requisitos técnicos aplicables.
Esto facilitará la comunicación entre empresas que utilicen diferentes plataformas y contribuirá a estandarizar los procesos administrativos.
3. Mejorar el seguimiento de los pagos
Una de las novedades más relevantes es la obligación de comunicar determinados estados de las facturas y de los pagos.
La finalidad de esta medida es mejorar el conocimiento de los plazos de pago comerciales y favorecer la lucha contra la morosidad.
4. Revisar los procedimientos administrativos
La adaptación también puede requerir cambios en la organización interna de las empresas.
Será conveniente revisar cómo se generan las facturas, quién supervisa su emisión, cómo se reciben las facturas de proveedores y qué procedimientos se utilizan para controlar los cobros y pagos.
Factura electrónica y VeriFactu: ¿son lo mismo?
Una de las confusiones más habituales es considerar que la factura electrónica obligatoria y VeriFactu son exactamente el mismo sistema.
Aunque ambos forman parte del proceso de digitalización fiscal, responden a obligaciones diferentes.
La factura electrónica obligatoria regula principalmente cómo deben emitirse, transmitirse y recibirse las facturas en determinadas relaciones comerciales entre empresas y profesionales.
Por su parte, VeriFactu se relaciona con los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de sus registros.
Por tanto, una empresa puede tener que adaptar sus herramientas para cumplir con ambas normativas, pero sus requisitos y calendarios deben analizarse por separado.
Cómo preparar tu empresa para la factura electrónica obligatoria
Aunque todavía existe margen hasta las primeras fechas de aplicación, anticiparse puede evitar problemas técnicos y administrativos.
Estas son algunas recomendaciones para empezar a preparar tu negocio:
Revisa tu sistema de facturación actual. Comprueba si las herramientas que utilizas permiten adaptarse a los requisitos técnicos de la nueva normativa.
Digitaliza tus procesos administrativos. Si todavía gestionas facturas manualmente, valora la implantación de herramientas que faciliten su emisión, recepción y organización.
Forma a tu equipo. Las personas responsables de la facturación y la contabilidad deberán conocer los nuevos procedimientos.
Coordina la adaptación con tu asesoría. Contar con asesoramiento especializado facilitará la identificación de las obligaciones aplicables a tu negocio.
No dejes la adaptación para el último momento. La implantación de nuevas soluciones puede requerir pruebas, migración de información y cambios en los procedimientos habituales.
La factura electrónica como oportunidad para mejorar la gestión empresarial
Más allá de su carácter obligatorio, la factura electrónica puede convertirse en una herramienta útil para modernizar los procesos de una empresa.
Su implantación permite avanzar hacia una gestión más ordenada y automatizada, reducir determinadas tareas administrativas y mejorar el seguimiento de las operaciones comerciales.
Además, la integración de la facturación con otras herramientas de gestión puede facilitar el control de ingresos, gastos, cobros y pagos, proporcionando información más accesible para la toma de decisiones.
En definitiva, adaptarse a la nueva normativa no debería entenderse únicamente como una obligación legal, sino también como una oportunidad para mejorar la eficiencia del negocio.
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La entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria representa un cambio importante para autónomos, pymes y grandes empresas. Conocer los plazos, revisar los sistemas actuales y planificar la adaptación será fundamental para afrontar esta transición con garantías.
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Anticiparse a los cambios normativos es una de las mejores formas de evitar imprevistos y construir una gestión empresarial más eficiente.
